WBSO realisatie: voorkom fouten bij het doorgeven
Voor alle aanvragen van de WBSO subsidie geldt: uiterlijk 31 maart aanstaande moeten de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten en uitgaven over 2021 worden gemeld aan de RVO.
Bij het melden kunnen onbedoeld afwijkingen ontstaan tussen de gemelde uren en kosten/uitgaven en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. In onze ervaring komen deze fouten vaak pas achteraf naar voren, vaak bij een controlebezoek. Heel erg vervelend natuurlijk, zeker als dit tot een correctie op de WBSO afdrachtvermindering of zelfs tot een boete leidt.. Hoe voorkomt u een incorrecte melding? Hieronder een checklist om ervoor te zorgen dat u zeker bent van de juiste realisatie uren.
WBSO in het algemeen
Er zijn een aantal algemene zaken die u kunt dubbel gecheckt voordat u de gerealiseerde S&O-uren doorgeeft aan de RVO. Let op het volgende:
- Heeft u de uren en kosten/uitgaven op de juiste aanvraagperiode gemeld?
- Zijn uren, kosten en uitgaven juist doorgeschoven naar een latere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten?
Uren
Binnen het registreren van uren kan er snel wat mis gaan. Het is belangrijk dat u steekproefsgewijs de uren nogmaals nakijkt. Doe dit aan de hand van deze 4 punten.
- Worden de uren bijgehouden in Excel? Loop de formules dan nog eens na. Fouten in formules kunnen namelijk een verkeerde uitkomst geven.
- Zijn er uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan?
- Zijn alle gemelde activiteiten daadwerkelijk subsidiabele activiteiten?
- Tot slot; kloppen alle BSN’s?
Kosten en uitgaven
Ook bij het doorgeven van kosten en uitgaven kan er wat mis gaan.
- Allereerst; zijn de gemelde kosten en uitgaven betaald op het moment van melden?
- Worden overal de werkelijke kosten gehanteerd? Dit is belangrijk om de uitsluitende dienstbaarheid aan te tonen.
- Kloppen de kosten en uitgaven met de kosten en uitgaven zoals deze in de aanvraag zijn opgevoerd?
- Zijn ook de kleinere uitgaven juist opgevoerd?
- Zijn generiek inzetbare bedrijfsmiddelen als S&O- uitgaven opgegeven?
Een onafhankelijke kritische check op de S&O-administratie kan geen kwaad. Plus Projects kan helpen! Onze adviseurs helpen graag met een juiste verantwoording. Onze adviseurs checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal criteria. Van onze bevindingen ontvangt u een rapportage met verbeteradviezen en tips. De rapportage wordt vaak gebruikt voor interne verantwoording aan het management.
Herkent u een van bovenstaande situaties en wilt u een persoonlijk advies op uw S&O-administratie? Neem dan contact met ons op!