Weet u straks zeker dat u juiste S&O-realisatie meldt aan RVO?

Woensdag 31 maart is het weer zover, de gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten en uitgaven over 2020 moeten worden gemeld aan de RVO. Alle bedrijven en zelfstandigen die in 2020 speur- en ontwikkelwerk hebben verricht en hiervoor een S&O-verklaring hebben ontvangen zijn verplicht te melden wat er aan uren en kosten/uitgaven is gerealiseerd.

Administratie is nooit het leukste onderwerp, maar bent u in control dat de juiste realisatie wordt gemeld? In beginsel zijn de vormvereisten die gesteld worden aan de S&O-administratie laagdrempelig: er moet een uren- en een projectadministratie worden bijgehouden en eventueel een overzicht van gemaakte kosten en uitgaven die gemoeid zijn met het speur- en ontwikkelwerk.

Dit hoeft dus geen problemen op te leveren. Toch kunnen er onbedoeld afwijkingen ontstaan tussen de uren en kosten/uitgaven die worden gemeld en zoals geregistreerd in de S&O-administratie. Dit komt mede doordat de RVO het soms onnodig ingewikkeld maakt door te schuiven met uren en kosten/uitgaven tussen projecten en aanvraagperiodes. Hieronder enkele voorbeelden die vaak pas achteraf naar voren komen bij een controlebezoek en die dan tot correcties en zelfs leiden tot eventuele boetes:

• Slordigheid en fouten in formules wanneer uren worden bijgehouden in Excel.
• Onvoldoende overzicht bij S&O-administraties over meerdere vestigingen en geen centrale controle van de realisatie per vestiging en/of per project.
• Geen aansluiting tussen uren- en kosten/uitgavenadministratie met de melding.
• Uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan of uren voor niet-subsidiabele activiteiten gemeld.
• Uren en kosten/uitgaven op de verkeerde aanvraagperiode gemeld.
• Kosten en uitgaven zijn niet als zodanig in de aanvraag opgevoerd in een S&O-project, maar wel gemeld aan RVO.
• Onjuist doorschuiven van uren en kosten en uitgaven naar een latere aanvraagperiode over verschillende S&O-projecten.
• Geen gebruik maken van de rekentool, beschikbaar gesteld door RVO waardoor een correctie S&O-verklaring nadelig uitvalt voor de aanvrager.

De WBSO administratie check van Plus Projects

Grotere R&D-intensieve bedrijven of bedrijven met meerdere vestigingen benaderen ons steeds vaker omdat ze graag een onafhankelijke check uitgevoerd willen op hun S&O-administratie. Voor hen ontwikkelden wij onze unieke WBSO administratie check die maximaal comfort biedt dat wat er wordt gemeld, ook klopt. Onze specialisten checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal punten. De Plus Projects WBSO administratie checks leveren gemiddeld vier à vijf verbeteradviezen en tips op. U ontvangt een rapportage van onze bevindingen en aanbevelingen die we in een persoonlijk gesprek toelichten. De soms complexe eisen die RVO stelt aan het doorschuiven van uren en kosten/uitgaven worden helder uiteengezet. De rapportage is te gebruiken voor interne verantwoording aan de board of het management.

Meer weten?

Herkent u een van bovenstaande situaties of heeft u behoefte aan maximaal comfort bij de gerealiseerde S&O-administratie over het afgelopen jaar en ontvangt u graag vier tips of verbeteradviezen? Twijfel niet en neem vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs of via info@plusprojects.nl.

Altijd op de hoogte blijven van het laatste subsidienieuws? Schrijf je hier in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.