De zomer is weer voorbij, we gaan langzaam naar het eind van het jaar. De S&O-medewerkers werken enthousiast aan de WBSO projecten zoals in de aanvraag beschreven, maar voldoet de S&O-administratie wel aan alle eisen die de RVO hieraan stelt?

Tijdens de uitvoering van tussentijdse checks op de S&O-administratie komen we regelmatig afwijkingen tegen. In dit artikel noemen we enkele voorbeelden. 

Algemene afwijkingen in WBSO administratie

•       Slordigheid.
•       Bij bedrijven met verschillende vestigingen of afdelingen wordt de S&O-administratie niet overal op uniforme wijze bijgehouden.
•       Onvoldoende overzicht geen monitoring van de voortgang van een project.
•       Uren- en kosten/uitgavenadministratie is te lang niet bijgewerkt.
•       Uren en kosten/uitgaven worden op de verkeerde aanvraagperiode of het verkeerde project geschreven.
•       Onvoldoende controle op uren en kosten/uitgaven (kwalificeren de uren wel?).
•       Onjuist schuiven van uren en kosten en uitgaven bij verschillende S&O-projecten.

WBSO urenregistratie

•       Fouten in formules wanneer uren worden bijgehouden in Excel.
•       Uren geregistreerd en gemeld voor mensen die niet op de loonlijst staan.
•       Uren voor niet-subsidiabele activiteiten worden gemeld.
•       Onjuiste BSN’s gemeld.
•       BSN’s over het verkeerde jaar gemeld.

Kosten en uitgaven

•       Kosten worden als uitgaven geboekt.
•       Kleinere uitgaven worden als kosten opgevoerd.
•       Kosten en uitgaven worden al gemaakt vóór de betreffende aanvraagperiode.
•       Het hanteren van eenheidsprijzen in plaats van werkelijke kosten waardoor uitsluitende dienstbaarheid niet kan worden aangetoond.
•       Kosten zijn niet altijd uitsluitend toerekenbaar en dienstbaar aan het S&O-werk.
•       Toerekening van kosten (bijvoorbeeld gasverbruik) naar rato van ureninzet of volgens een algemene verdeling.
•       Kosten en uitgaven zijn niet als zodanig in de aanvraag opgevoerd in een S&O-project, maar worden wel gemeld aan RVO.
•       Niet of onvoldoende bijhouden van een (uren)administratie bij bepaalde uitgaven waardoor niet de dienstbaarheid aan het S&O-werk kan worden aangetoond.
•       Opvoeren van generiek inzetbare bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld computers) als uitgaven.

Weten of – en waar – bij u eventuele bottlenecks zitten?

Dan is een onafhankelijke kritische check op de S&O-administratie een idee voor uw bedrijf! Wij hebben een unieke check – de Dry Run- ontwikkeld voor de S&O-administratie. De Dry Run is bedoeld voor alle bedrijven die van de WBSO gebruikmaken. Onze adviseurs checken de S&O-administratie steekproefsgewijs op een groot aantal criteria. Wij informeren u uitgebreid wat er in de S&O-administratie moet worden bijgehouden. Van onze bevindingen ontvangt u een rapportage met verbeteradviezen en tips. De rapportage kan vervolgens worden gebruikt voor interne verantwoording aan het management en voor implementatie van verbeteringen.

Hoewel pas aan het eind van het eerste kwartaal volgend jaar de realisatie moet worden gemeld, is het wellicht een idee om nu al te kijken of de S&O-administratie compliant is. Zodat u na oud en nieuw met een gerust hart de gerealiseerde uren, kosten en uitgaven kunt melden.

Meer weten? Neem contact op met David Paul Doornbos.

Altijd op de hoogte van het laatste subsidienieuws? Volg bijvoorbeeld onze LinkedIn pagina of meld je aan voor de Plus Projects nieuwsbrief:

Aanmelden Nieuwsbrief